Registar zaposlenih u javnom sektoru

Zakon o registru zaposlenih u javnom sektoru (NN 34/11; dalje u tekstu: Zakon), kojim se uređuje uspostava, ustroj i vođenje Registra zaposlenih u javnom sektoru (dalje u tekstu: Registar), stupio je na snagu 31. ožujka 2011. godine. Registar zaposlenih u javnom sektoru uspostavljen je sa svrhom da osigura praćenje i izmjenu podataka te da time stvoriti preduvjete za djelotvorno i učinkovito upravljanje ljudskim potencijalima u državnim i javnim službama te da osigura elemente za centralizirani obračun plaća za javni sektor odnosno zaposlenike kojima se plaće osiguravaju u državnom proračunu.

Prema navedenom Zakonu, zaposleni u javnom sektoru su:

1. državni službenici i namještenici,

2. službenici i namještenici u javnim službama,

3. državni dužnosnici imenovani na dužnost u državnom tijelu ili javnoj službi

4. pravosudni dužnosnici.

Službenik, namještenik i dužnosnik ima pravo od službe zadužene za vođenje podataka tražiti uvid u podatke koji se na njega odnose.

Svako državno tijelo, odnosno javna služba vodi u Registru podatke o službenicima i namještenicima koji su zaposleni u njemu. Podatke o državnim dužnosnicima u Registru vode državna tijela, odnosno javne službe u kojima su imenovani na dužnost. Podatke o pravosudnim dužnosnicima u Registru vodi Ministarstvo pravosuđa, dok Ministarstvo uprave vodi Registar za potrebe Vlade Republike Hrvatske i državnih tijela, odnosno javnih službi.

Što se tiče korisnika podataka o zaposlenima iz Registra, Zakonom je propisano da je svako državno tijelo, odnosno javna služba korisnik podataka o zaposlenima u tom tijelu. Ministarstvo uprave i Ministarstvo financija korisnici su svih podataka o zaposlenima sadržanim u Registru radi obavljanja redovitih poslova u okviru njihovog zakonom utvrđenog djelokruga. Ostala središnja tijela državne uprave korisnici su podataka o zaposlenima u pojedinim javnim službama i državnim tijelima nad kojima obavljaju nadzor sukladno zakonu.

Registar se vodi u elektroničkom obliku, a Odlukom Vlade RH od 10. lipnja 2010. godine (NN 83/2010.), uspostava i vođenje informacijskog sustava Registra povjerena je Financijskoj agenciji (dalje u tekstu: FINA). Uz Registar se vodi i zbirka isprava o zaposlenima (osobni dosje) na temelju kojih se obavlja upis podataka u Registar.

Temeljem članka 7. Zakona Vlada RH donijela je Uredbu o sadržaju, načinu prikupljanja i obrade, te mjerama zaštite podataka u Registru zaposlenih u javnom sektoru (NN 55/11., 57/20.; dalje u tekstu: Uredba) koja je stupila na snagu 18. svibnja 2011. godine. Uredbom se utvrđuje sadržaj podataka u Registru i zbirke isprava o zaposlenima (osobni dosje), način njihovoga prikupljanja i obrade, pravo pristupa podacima, čuvanje podataka i mjere za zaštitu podataka. Registar sadrži sljedeće vrste podataka:

1. podatke o državnom tijelu ili javnoj službi,

2. podatke o unutarnjem ustrojstvu državnog tijela ili javne službe,

3. podatke o radnim mjestima,

4. podatke o zaposlenima,

5. podatke potrebne za obračun plaća.

Što se tiče unosa podataka u Registar, podatke unose i održavaju u Registru državna tijela i javne službe. Uredbom je propisano da se prvi unos podataka o zaposlenom obavlja najkasnije u roku osam dana od dana početka rada zaposlenog, a sve promjene podataka o zaposlenom ovlaštena osoba državnog tijela odnosno javne službe dužna je unijeti u Registar odmah čim sazna za promjene ili čim primi dokumentaciju iz koje su promjene vidljive. Unos podataka provodi se na temelju:

1. isprava o zaposlenom,

2. izjave zaposlenog ako se unos ne može provesti na temelju isprava, pri čemu se o svim usmenim izjavama na temelju kojih se unosi neki podatak u Registar sastavlja se zapisnik,

3. odgovarajućih akata nadležnih tijela, pri čemu se unosi naziv donositelja akta, brojčana oznaka i datum donošenja akta.

Izvornici isprava i zapisnici odlažu se u Osobni dosje zaposlenog. Ukoliko se unos temelji na ispravi koja se ne ulaže u Osobni dosje (npr. zdravstvena knjižica člana obitelji, izjava o promjeni adrese i sl.), u Osobni dosje ulaže se preslika isprave. Osobni dosje za svakog zaposlenog vodi se pri državnom tijelu, odnosno javnoj službi koja obavlja unos podataka.

Unos i promjene podataka u Registru obavlja ovlaštena osoba državnog tijela, odnosno javne službe. Svako državno tijelo i javna služba imenovat će jednu ili više osoba ovlaštenih za pristup i rad na informacijskom sustavu Registra, te utvrditi njihova prava za pristup i rad na sustavu. Pravo unosa i promjena podataka u Registru, kao i pravo pristupa podacima radi izrade i kreiranja izvješća, imaju osobe koje imaju odgovarajuće odobrenje za unos i promjene podatka, odnosno odobrenje za pristup podacima, te uvjerenje o obavljenoj sigurnosnoj provjeri (certifikat), ukoliko se radi o klasificiranim podacima.

Pristup podacima sadržanim u Registru ostvaruje se korištenjem kartice s digitalnim certifikatom (SMART kartica ili USB token), koju izdaje FINA. Na web stranici FINE objavljena je Korisnička uputa korisnicima Registra, u kojoj se opisuje način rada s web aplikacijom. Prema navedenoj Korisničkoj uputi, preduvjeti za prijavu u aplikaciju su sljedeći:

1. korisnik mora imati omogućen pristup internetu,
2. na računalu mora biti instalirana podrška za smart karticu / usb token,
3. ukoliko korisnik ima karticu mora imati spojen čitač smart kartice i u njega umetnutu smart karticu za cijelo vrijeme rada,
4. ukoliko korisnik ima usb token za cijelo vrijeme rada isti mora biti umetnut u USB port.

Podaci sadržani u Registru su povjerljivi i čuvaju se trajno. Iznimno, danom prestanka državne službe, odnosno radnog odnosa zaposlenog u državnom tijelu ili javnoj službi, iz Registra se brišu osobni podaci zaposlenog:

1. ime i prezime,

2. OIB, JMBG

Ako zaposlenom prestaje služba, odnosno radni odnos u državnom tijelu ili javnoj službi zbog odlaska u mirovinu, smrti ili zapošljavanja kod poslodavca na čije zaposlenike se ne odnose odredbe propisa o zaposlenima u javnom sektoru, ili mu služba, odnosno radni odnos miruje, Osobni dosje se pohranjuje u tom državnom tijelu. Ako se zaposleni zapošljava u državnom tijelu ili javnoj službi, a prethodno je već bio zaposlen u državnom tijelu, odnosno javnoj službi, ovlaštena osoba državnoga tijela, odnosno javne službe pisanim putem zatražit će dostavu Osobnog dosjea od državnoga tijela, odnosno javne službe u kojoj je bio zaposlen i odobrenje pristupa podacima u Registru koji se odnose na toga zaposlenoga. Odobrenje izdaje čelnik državnog tijela ili javne službe u kojem je zaposlenom prestala služba, odnosno radni odnos, a pristup podacima omogućava izvršitelj obrade podataka na zahtjev čelnika državnog tijela ili javne službe u kojoj se zaposleni zapošljava. Iznimno, neće se dostaviti podaci iz Osobnog dosjea, odnosno odobriti pristup podacima u Registru za koje je utvrđen stupanj tajnosti sukladno posebnim propisima. Isprave i podaci sadržani u Osobnim dosjeima čuvaju se 60 godina od zasnivanja dosjea, odnosno 20 godina od zadnje izmjene u dosjeu ili Registru, ukoliko na temelju propisa koji uređuju čuvanje arhivskoga gradiva nije određen dulji rok čuvanja.

Ivan VIDAS, struč. spec. oec.