Uvod
Ministarstvo kulture i medija je donijelo Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (dalje: Pravilnik) na temelju članka 6. stavka 2. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine", broj 61/18. i 98/19.), a njime se uređuju uvjeti i način stvaranja, čuvanja i zaštite, obrade, vrednovanja, odabiranja, pretvorbe, korištenja i izlučivanja dokumentarnog gradiva, predaja arhivskog gradiva nadležnom arhivu te propisana stručna osposobljenost za obavljanje poslova u upravljanju dokumentarnim gradivom.
Također napominjemo da se odredbe ovoga Pravilnika odnose na tijela javne vlasti i na pravne i fizičke osobe koje su obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva kao i na vlasnike ili posjednike privatnog arhivskog gradiva upisane u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnoga arhivskoga gradiva.
Stupanjem na snagu Ptavilnika prestaju važiti:
– Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima (»Narodne novine«, broj 90/02.)
– Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (»Narodne novine«, broj 90/02.) i
– Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 63/04. i 106/07.).
Načela upravljanja gradivom
Gradivom se upravlja prema sljedećim načelima:
a) autentičnost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje potvrđuje istinitost, cjelovitost, nespornost podrijetla te njegovu izvornost
b) cjelovitost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje potvrđuje da njihov sadržaj nije mijenjan i da jedinica sadrži sve sastavnice koje treba sadržavati
c) čitljivost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje osigurava mogućnost uvida, pregledavanja, prikazivanja i razumijevanja njegova sadržaja
d) povjerljivost je svojstvo koje osigurava da dokument ili druga jedinica gradiva ne budu dostupni ili otkriveni neovlaštenim osobama
e) vjerodostojnost podrijetla dokumenta je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje pruža jamstvo o tome tko je izradio dokument, odnosno drugu jedinicu dokumentacije
f) prenosivost je svojstvo jedinice gradiva da zajedno s pripadajućim metapodacima bude izvezena iz informacijskog sustava u kojem se nalazi u unaprijed definiranom obliku i pomoću unaprijed definiranih funkcionalnosti sustava.
Obveza izrade pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom
Tijela javne vlasti i druge osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva dužni su izraditi pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom kojima se uređuju sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju, vanjskim uslugama, i s njima upoznati zaposlenike koji sudjeluju u obradi gradiva.
S obzirom na to da se pravila s Popisom dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja dostavljaju nadležnom državnom arhivu na odobrenje, ako on u roku od trideset dana od dana zaprimanja zahtjeva ne izda odobrenje ili ne odbije izdati odobrenje, smatra se da je ovo odobrenje izdano.
Ogledni popisi gradiva s rokovima čuvanja dokumentarnoga gradiva
Hrvatski državni arhiv donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama ogledne popise s rokovima čuvanja dokumentarnog gradiva za pojedina područja djelatnosti ili pojedine vrste poslova koje obavljaju stvaratelji gradiva, time da u oglednim popisima s rokovima čuvanja dokumentarnoga gradiva treba navesti:
– oznaku, naziv dokumentacije i po potrebi opisati dokumente, odnosno vrste dokumenata koji nastaju ili se može očekivati da će nastati u obavljanju određene djelatnosti
– utvrditi u kojem se obliku i koliko vremena dokumenti trebaju čuvati, te postupak po isteku tog roka.
Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja
Tijela javne vlasti dužna su za sve vrste gradiva koje nastaje ili bi moglo nastati njihovom djelatnošću odrediti rok čuvanja te takav popis dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
Pravne i fizičke osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva, dužne su također za gradivo koje nastaje ili bi moglo nastati njihovom djelatnošću izraditi popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja koji dostavljaju nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
Ako u radu stvaratelja gradiva nastane jedinica gradiva koja nije predviđena u Popisu dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja, stvaratelj gradiva je dužan dopuniti taj Popis na odgovarajući način.
Stvaratelj gradiva određuje rokove čuvanja dokumentarnog gradiva sukladno propisima koji uređuju obvezu čuvanja pojedinih vrsta dokumenata, potrebama poslovanja i zaštite vlastitih i tuđih prava i interesa, interesa javnosti, interesa za kulturu, povijest i druge znanosti te prema oglednim popisima gradiva s rokovima čuvanja i uputama nadležnog državnog arhiva.
Podaci o nastanku jedinice gradiva
Nastanak jedinice gradiva treba biti dokumentiran metapodacima u odgovarajućem informacijskom sustavu koji su trajno logički povezani s jedinicom gradiva.
Podaci o nastanku jedinice gradiva trebaju sadržavati najmanje jedinstveni identifikator, naziv, vrijeme nastanka, oznaku iz popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja kojoj jedinica pripada, podatke o osobi ili osobama koje su odgovorne za nastanak jedinice gradiva, podatke o ograničenjima dostupnosti, ako ih ima, te predviđeni rok čuvanja, time da je stvaratelj gradiva dužan osigurati nepromjenljivost podataka o nastanku jedinice gradiva najmanje do isteka roka čuvanja jedinice gradiva.
Informacijski sustav za upravljanje gradivom
Sve jedinice dokumentarnog gradiva u posjedu stvaratelja moraju se nalaziti u uređenom informacijskom sustavu za upravljanje gradivom, biti identificirane u njemu i dostupne osobama koje imaju pravo pristupa podacima koje gradivo sadrži.
Naime, za svaki informacijski sustav za upravljanje gradivom koji stvaratelj gradiva koristi mora biti određeno koje se gradivo u njemu čuva, tko je odgovoran za sustav te osigurana cjelovitost gradiva u sustavu.
Stvaratelj gradiva koji posjeduje gradivo koje se ne nalazi u uređenom informacijskom sustavu upravljanja gradivom, odnosno onaj čije jedinice gradiva nisu jednoznačno identificirane, primjereno zaštićene i dostupne osobama koje imaju pravo pristupa podacima koje gradivo sadrži, dužan je o tome obavijestiti nadležni državni arhiv i izraditi plan aktivnosti za uklanjanje ovog nedostatka.
Zaprimanje gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom
Jedinice gradiva zaprimaju se u informacijski sustav za upravljanje gradivom u pravilu čim nastanu, odnosno čim ih se primi, time da ono mora biti zabilježeno najmanje podacima o vremenu zaprimanja, izvoru iz kojeg je jedinica zaprimljena i osobi koja je zaprimila jedinicu gradiva.
Podatke o zaprimanju jedinica gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom potrebno je primjereno zaštititi od mijenjanja, brisanja ili dodavanja.
Međutim, ako se gradivo prenosi iz jednog informacijskog sustava za upravljanje gradivom u drugi, obvezno se prenose na odgovarajući način i metapodaci izvornog sustava koji se odnose na jedinice gradiva koje se prenose.
Popis cjelokupnog gradiva
Svaki informacijski sustav kojim se upravlja dokumentarnim gradivom mora sadržavati Popis cjelokupnog gradiva koje se nalazi u tom sustavu, time da navedeni sustav treba omogućiti izvoz podataka iz popisa gradiva u strukturiranom obliku.
Nadalje, navedeni popis treba omogućiti pouzdano pretraživanje i identifikaciju jedinica gradiva, provjeru njihove autentičnosti, cjelovitosti, utvrđivanje dostupnosti, pregled podataka o nastanku, zaprimanju i obradi jedinice i pregled podataka o odgovornosti za jedinicu, identifikaciju svih jedinica gradiva koje su nastale ili zaprimljene u okviru pojedine poslovne aktivnosti stvaratelja gradiva, identifikaciju jedinica gradiva najmanje do razine osnovne jedinice udruživanja dokumenata (predmet).
Oblik i sadržaj Popisa cjelokupnog gradiva
Popis cjelokupnog gradiva vodi se i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku koji je prikladan za ponovnu uporabu i dijeljenje podataka, te za preuzimanje podataka, prije ili za vrijeme predaje gradiva nadležnom državnom arhivu, time da je stvaratelj gradiva dužan najmanje jednom godišnje te uvijek po zahtjevu nadležnog državnog arhiva, dostaviti popise cjelokupnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva, odnosno njegove ispravke i dopune, sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.
Identifikacija informacijskog sustava, informacijskih objekata i postupaka
Dokumentacija informacijskog sustava kojim se obavlja pretvorba gradiva u digitalni oblik mora sadržavati podatke o softveru i hardveru koji se koriste, informacijskim objektima koji nastaju ili se obrađuju u postupku pretvorbe, mrežni plan i detaljnu specifikaciju postupka pretvorbe.
Nadalje, dokumentacija mora sadržavati i:
– upute za administraciju i održavanje sustava
– upute za korisnike sustava
– procjenu rizika i specifikaciju mjera informacijske sigurnosti koje je potrebno provoditi
– opis postupka za provjeru cjelovitosti i kvalitete pretvorbe
– upute za postupanje s gradivom koje se pretvara u digitalni oblik (priprema za snimanje, postupak snimanja, zaštita podataka, postupanje s izvornim gradivom nakon pretvorbe).
Utvrđivanje rizika kod pretvorbe gradiva u digitalni oblik
Stvaratelj gradiva mora u postupku pretvorbe procijeniti razinu rizika u odnosu na gubitak autentičnosti, cjelovitosti, vjerodostojnosti podrijetla, čitljivost ili povjerljivost gradiva te utvrditi je li taj rizik umjeren, visok ili vrlo visok. Naime, kada se gradivo pretvara u digitalni oblik po zaprimanju i u okviru radnog procesa radi kojeg nastaje, mogu se koristiti upute za prijam i obradu pošiljki u uredskom poslovanju, koje obuhvaćaju pretvorbu gradiva u digitalni oblik, ili druge odgovarajuće upute.
Stoga je u okviru pripreme gradiva za pretvorbu potrebno:
– provjeriti je li izvorno gradivo cjelovito i neoštećeno, sadrži li nešto što ne treba snimiti te je li sređeno i u poretku kojim ga treba snimati
– ukloniti nedostatke utvrđene provjerom
– ukloniti spajalice, naljepnice i druge slične objekte, osim onih čijim bi uklanjanjem bili narušeni autentičnost, cjelovitost ili vjerodostojnost podrijetla jedinice gradiva
– utvrditi opseg i izvor metapodataka o jedinicama gradiva i način povezivanja digitalnih preslika s pripadajućim metapodacima
– provjeriti postoji li rizik da stranice istog dokumenta u informacijskom objektu koji je nastao pretvorbom nisu u ispravnom poretku, da dokumenti nisu ispravno odvojeni i u ispravnom poretku unutar cjeline gradiva kojoj pripadaju, te po potrebi poduzeti mjere kojima će takav rizik biti uklonjen ili smanjen u dovoljnoj mjeri da bude prihvatljiv
– utvrditi treba li dati dodatne upute o tome koje listove treba snimati dvostrano.
Utvrđivanje sukladnosti
Hrvatski državni arhiv na zahtjev stvaratelja gradiva provodi ocjenu sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva te o tome izdaje odgovarajuću potvrdu.
Navedeni zahtjev podnosi se na Obrascu za provjeru sukladnosti koji utvrđuje Hrvatski državni arhiv i objavljuje na svojim mrežnim stranicama.
Ako Hrvatski državni arhiv ocjeni da pravila, tehnologija i postupci pretvorbe i čuvanja gradiva iz stavka 1. ovoga članka nisu sukladni odredbama ovoga Pravilnika donosi rješenje kojim se odbija izdavanje potvrde o sukladnosti tih pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva.
Međutim, stvaratelj gradiva kojem je izdana navedena potvrda, dužan je obavijestiti Hrvatski državni arhiv o svakoj izmjeni pravila, tehnologije ili postupaka u pretvorbi i čuvanju gradiva ili o odstupanjima u njihovoj primjeni.
Naknada za provjeru sukladnosti
Troškove izdavanja potvrde o sukladnosti i provjere sukladnosti podmiruje stvaratelj gradiva, time da isti
uključuju naknadu za obradu zahtjeva za izdavanje potvrde, putne troškove i druge troškove koji su izravno povezani s provjerom sukladnosti.
Međutim, navedena naknada utvrđuje se u visini jedne trećine prosječne mjesečne bruto plaće zaposlenika Hrvatskog državnog arhiva s višim stručnim zvanjima u prethodnoj kalendarskoj godini, dok se za ponovnu ocjenu sukladnosti naknada umanjuje za 50 %.
Stručno osoblje
Poslovi obrade, zaštite i upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom povjeravaju se osobama koje su stručno osposobljene i obučene za obavljanje pojedinih poslova, time da je stvaratelj gradiva dužan odrediti osobu koja obavlja stručne arhivske poslove u odnosu na dokumentarno i arhivsko gradivo i o tome obavijestiti nadležni državni arhiv.
Odobrenje za izlučivanje i uništenje dokumentarnoga gradiva
Dokumentarno gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja izlučuje se redovito po isteku rokova čuvanja temeljem:
– odobrenja nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje određenih kategorija gradiva prema odobrenom popisu gradiva s rokovima čuvanja bez provođenja posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak
– odobrenja nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje gradiva po provedenom pojedinačnom postupku za određeno gradivo.
Navedena odobrenja daju se na prijedlog stvaratelja gradiva, time da nadležni državni arhiv donosi rješenje o odobrenju izlučivanja i uništavanja gradiva u roku od trideset dana od dana zaprimanja prijedloga.
Uništavanje dokumentarnog gradiva
Izlučeno gradivo uništava se na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima te se dokumentira bilježenjem odgovarajućih metapodataka u evidenciji gradiva, zapisnikom ili drugim odgovarajućim dokumentom.
Načini predaje gradiva u arhivu
Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnome državnom arhivu u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, dok privatno arhivsko gradivo arhivi preuzimaju od pravnih i fizičkih osoba na temelju darovanja, kupoprodaje ili pohrane.
Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom državnom arhivu sređeno, popisano, u zaokruženim cjelinama, tehnički opremljeno i označeno, i u digitalnom obliku koji je primjeren za trajno čuvanje. Međutim, troškove predaje, uključujući sređivanje, popisivanje, opremanje i pretvorbu gradiva u digitalni oblik za trajno čuvanje, podmiruje stvaratelj gradiva koji ga predaje arhivu.
Dokumentiranje i evidentiranje predaje gradiva nadležnom državnom arhivu
O predaji javnog arhivskog gradiva nadležnom državnom arhivu sastavlja se zapisnik, službena bilješka ili drugi odgovarajući dokument sa sljedećim podacima:
– datum i mjesto primopredaje
– naziv javnopravnog tijela koja predaje arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe
– naziv arhiva koji preuzima arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe
– imena i prezimena osoba koje su obavile primopredaju
– zakonsku osnovu primopredaje
– naziv, sjedište i vrijeme djelovanja javnopravnog tijela stvaratelja gradiva koje se predaje
– naziv odnosno sadržaj arhivskoga gradiva
– vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje se predaje
– količinu gradiva koje se predaje, izraženu u odgovarajućim mjernim jedinicama
– napomenu o sačuvanosti i cjelovitosti gradiva i objašnjenje što ga o tome daje predavatelj,
– napomenu o uvjetima korištenja gradiva.
Preuzimanje privatnog arhivskog gradiva
Privatno arhivsko gradivo preuzima se u arhiv temeljem pisane isprave (darovanja, kupoprodaje ili pohrane) u kojoj su naznačena prava i obveze stranaka, s time da bez obzira na vrstu svaki ugovor sadržava:
– navod o vrsti ugovora
– naziv, odnosno ime i prezime, matični broj pravne osobe i adrese ugovornih strana (za pravnu osobu uz naziv se navodi i ime odgovorne osobe ili opunomoćenog predstavnika)
– predmet ugovora (naziv odnosno naznaka sadržaja gradiva, vrsta, količina i vrijeme nastanka gradiva)
– navod o vlasništvu nad arhivskim gradivom koje je predmet ugovora
– navod o autorskim pravima ili drugim pravima i ograničenjima koja se odnose na korištenje i raspolaganje gradivom koje je predmet ugovora
– naziv i sjedište arhiva u kojemu će se gradivo čuvati
– navod o uvjetima i rokovima dostupnosti i korištenja gradiva
– međusobne obveze ugovornih strana te prema trećim stranama
– datum i potpise.
Prijelazne i završne odredbe
Tijela javne vlasti kao i pravne osobe koje su obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva dužne su u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika uskladiti svoje opće akte, kojima se uređuju pitanja od značenja za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom, s odredbama ovoga Pravilnika.
Hrvatski državni arhiv dužan je u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika utvrditi:
– specifikaciju metapodataka za popis gradiva
– obrazac za provjeru sukladnosti.
Alan Vajda, mag. iur
